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Umfrage: Motivation für die Digitalisierung free

"top farmplan" hat seine Nutzer gefragt, mit welcher Motivation sie sich an die Digitalisierung ihres Agrarbüros wagen. (Foto: Höhner)

Statt Online-Software wird es doch immer wieder die Zettelwirtschaft? Wie schafft man es, sich hilfreiche, digitale Prozesse für das eigene Agrarbüro anzugewöhnen? top farmplan präsentiert Umfrageergebnisse.

Auch wenn die Arbeit mit einer neuen Software Vorteile bietet, fällt man leicht wieder in alte Arbeitsabläufe zurück. Trotzdem gibt es Menschen, die gefühlt immer eine bessere, digitale Lösung kennen. Wie motivieren sich solche Nutzer dazu, ihre bisherigen Prozesse und Arbeitsweisen zu ändern – und zu digitalisieren?

top farmplan wollte es genau wissen und hat im Juli 2019 bei einigen Nutzern nachgefragt. Hier präsentiert das digitale Agrarbüro die Ergebnisse der Umfrage.

Hier sind die 10 wichtigsten Gründe:

Platz 10: Mit der Zeit gehen

Technologie entwickelt sich rasend schnell. Zu leicht kann es passieren, dass man den Anschluss verliert. Zudem sind digitale Prozesse immer mehr verbreitet. In vielen Ortschaften gibt es zum Beispiel gar keine Bankfiliale mehr – Online-Banking ist Pflicht. Wer zu lange zögert, wird mehr Probleme haben, mit der Digitalisierung klar zu kommen. Also am besten so schnell wie möglich den ersten Schritt gehen und sich für die Zukunft wappnen! So geht man mit der Zeit und wird nicht irgendwann von der Entwicklung abgehängt.

Platz 9: Datenaustausch

papierloses Büro

Dem Steuerberater die fehlende Rechnung zukommen lassen, den Familienkalender pflegen oder dem Sohn die Schlagdokumentation übertragen – all das ist viel einfacher, wenn es digital gemacht wird. Papier kann immer nur an einer Stelle sein – auf digitalem Wege kann aber jeder auf die gleichen Daten zugreifen.

Platz 8: Mehr Ordnung, besserer Überblick

Zwischen diversen Ordnern, Ablagestapeln, Notizbüchern und Zetteln den Überblick zu behalten, ist nicht einfach. Das rächt sich durch Verpassen von wichtigen Fristen oder wenn man bei unangekündigten Prüfungen versucht, die richtigen Belege wiederzufinden.

Platz 7: Schutz vor Datenverlust

Papier lässt sich anfassen. Papier ist vertraut. Das suggeriert Sicherheit. Auch die Datenhaltung auf der Festplatte des heimischen PCs wird häufig als sicher empfunden. Sie vermittelt zumindest eine ungefähre Vorstellung davon, wo die Daten gespeichert sind. Die Cloud ist abstrakt. Trotzdem sind die Daten dort sicherer. Professionelle Cloudanbieter tun nichts anderes, als sich um Datensicherheit zu kümmern, ihre Systeme zu schützen und auf den neuesten Stand zu bringen. Wer kann das schon von sich selbst behaupten?

Platz 6: Zeit sparen

Pressemitteilung

Obwohl es einem beim Einstieg noch nicht so vorkommen mag: Mit der Digitalisierung des Büros lässt sich Zeit sparen. Man denke nur an eine Überweisung am PC im Vergleich zur Fahrt zu Bank. Oder an den Versand einer E-Mail im Vergleich zum Brief bei der Post.

Platz 5: Einfacher

Zugegeben, es gibt viel komplizierte Software auf dem Markt, die alles kann, die aber keiner versteht. Da lohnt es, auszusieben! Gut gestaltete Programme, bei denen Wert auf Bedienerfreundlichkeit gelegt wurde, machen Prozesse aber deutlich einfacher. Man erinnere sich nur mal an die Steuererklärung. Zwar macht diese auch am PC keinen Spaß – digital ist sie dennoch viel einfacher geworden. Interaktive Tipps, vorausgefüllte Felder oder automatische Vervollständigung sind eben nur digital möglich.

Platz 4: Sofort dokumentieren/arbeiten können

Nach dem PC ist das Smartphone wohl die wichtigste Innovation. Es passt in die Hosentasche und kann mehr als die besten Rechner noch vor einigen Jahren. Das hat den Vorteil, dass man sein Büro immer dabei hat. Mails erledigt man direkt von unterwegs, die Schlagdokumentation auf dem Acker, HIT-Meldungen im Stall.

18% der Umfrageteilnehmer sehen hier den größten Vorteil, denn wer die Dokumentation sofort erledigt, vergisst weniger und macht weniger Fehler. So sieht man der nächsten Prüfung entspannt entgegen und ist immer gut vorbereitet.

Platz 3: Weniger Papier und einfachere Ablage

Papierstapel, überquellende Ablagekörbe und endlose Ordnerreihen – Wer wünscht sich nicht einen aufgeräumten Schreibtisch und ein klar strukturiertes Ablagesystem? 23% der befragten Nutzer schätzen ihr digitales Büro, weil sie weniger Zettelwirtschaft haben.

Platz 2: Dokumente und Daten unterwegs dabei

Erfahrungen top farmplan

Für 24% der Befragten besteht der größte Vorteil der Digitalisierung in der ortsunabhängigen Verfügbarkeit von Informationen. Ob vom Stall, vom Acker oder vom Urlaub aus, man kann mit dem Handy von überall auf seine Dokumente und betriebsrelevanten Daten zugreifen. Dadurch werden viele zeitraubende Gänge ins Büro überflüssig.

Platz 1: Dokumente schneller finden

Wir sind alle ständig auf der Suche nach den unterschiedlichsten Informationen. Wenn sich eine wichtige Rechnung in irgendeinem Ordner versteckt und sogar falsch abgeheftet wurde, kann sich die Suche über Stunden ziehen. Wer seine Belege konsequent einscannt und in einem digitalen Ablagesystem wie top farmplan speichert, findet seine Belege über eine integrierte Texterkennung in wenigen Sekunden.

Der Suchfunktion reicht die Eingabe eines einzigen Stichworts – das kann eine Bestellposition, ein Rechnungsbetrag oder ein Lieferant sein – schon spuckt sie das richtige Dokument aus. Wer nicht mal mehr das weiß, kann sich auch einfach alle Belege eines bestimmten Zeitraums, Ordners oder Schlagwortes anzeigen lassen. Auf dem analogen Weg bleibt irgendwann nur das Durchblättern aller Ordner, bis der Beleg gefunden ist.

Für über 30% der Befragten ist deswegen – und damit auf Platz 1 unserer Umfrage – der wichtigste Motivationsfaktor des digitalen Büros, dass sie Dokumente schneller finden!


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